Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları (ERP) Nasıl Seçilmeli?

Ağustos 2005

Bu yazıyı okumakta olduğunuza göre hobi olarak ilgilenmiyorsanız muhtemelen ERP arayışındasınız. ERP yazılımları konusunda daha önceden bir tecrübeniz yoksa yine kuvvetle muhtemel yaptığınız kısa araştırma sırasında incelediğiniz çözümlerin tanıtımında kullanılan materyal ve ifadelerdeki benzerlik kafanızı karıştırdı.

» Müşterimiz diyor ki;

Temel olarak, kurumsal kaynak planlama, daha yaygın bilinen adıyla ERP yazılımları, organizasyonunuzun farklı bölümlerinin kullandığı enformasyonu entegre ederek tek bir yönetim kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların, birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin yerine herkesin aynı veritabanını dolayısıyla ortak bilgiyi kullanmasını sağlar. Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin ortak bilgiye ulaşması ve aynı dili konuşması ve Makine, insan, para gibi kaynaklarını daha verimli kullanması amaçlanır.

Birçok kuruluş, büyüyen organizasyonlarını daha etkin bir şekilde kontrol edebilmek ve maliyetleri düşürmek için ERP çözümlerini tercih etmekteler. Fakat sürekli değişen teknoloji, yeni trendler, yeni firmalar, değişen ihtiyaçlar kurumsal kaynak planlama çözümü seçimini oldukça zorlaştırmaktadır.

Yapılan bol sıfırlı yatırım düşünüldüğünde, seçilen firmanın ve ürünün ihtiyaçları tam karşılayabilmesi, yatırımı güvence altına alması çok önemlidir. Bu nedenle, ERP yazılımı alım süreci çok iyi bir analiz gerektirir. Bu analizde, teknik konular dışında, firmanın bu konudaki tecrübesi, referansları, mali yapısı da bulunmalıdır.

» Müşterimiz diyor ki;

Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en önemli konu ürünün yeterliliğidir. Eğer ürün, gerek teknoloji gerekse altyapı olarak firmanın şu anki ve ileride doğacak ihtiyaçlarını karşılayabiliyorsa, satınalma kararı için önemli bir süreç tamamlanmış demektir. İşte seçim süreci için başlangıç önerilerimiz:

Çözüm sağlayıcı firmaların yaptıkları demolar ve sundukları broşürler çoğu zaman seçim sürecinde önemli olan bazı noktaları anlatmayabilir. Sonuçta hepsi satış yapmak için hazırlanmıştır. Size ERP ürünü hakkında en güvenilir bilgiyi ürünü test etmek sağlayacaktır. Mümkünse ürünü kullanan bir müşteride, mümkün değilse de çözüm sağlayıcının göstereceği bir ortamda mutlaka test edin. Birisini tanımanın en iyi yolu, onunla zaman geçirmektir.

Ürün sağlayıcı firma sorduğunuz tüm soruları tatmin edici şekilde cevaplamış, bazı garantiler vermiş ve hatta size anahtar teslim bir teklif yapmış olabilirler. Tavsiyemiz böyle büyük bir yatırıma karar vermeden önce firmanın söyledikleri ile yetinmeyin, mutlaka firmanın referanslarıyla konuşun. Çünkü danışmanlık kalitesi, servis, ve yaşanan problemler ve çözümlerle ilgili en doğru bilgiyi ancak ürünü satınalmış ve kullanmakta olan firmalar verebilir.

Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en sık karşılaşılan olay, firmaların değerlendirme yaparken, sadece şu anki ihtiyaçlarını gözönünde bulundurmasıdır. Halbuki firmaların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu unutulmamalıdır. Eğer bir ERP ürününü, şu anki ihtiyaçlarınızı karşılıyor ve sırf diğer ürünlerden ucuz diye seçiyorsanız, muhtemelen yatırımınız orta veya uzun vadede daha pahalıya malolacaktır. Tavsiyemiz bir ERP ürününü ve ERP firmasını seçerken, o firmanın araştırma geliştirme yatırımını ve şu anda kullandıkları sistemin en azından orta vade geçerli bir sistem olup olmadığını çok iyi bir şekilde araştırın.

Size uygun çözümü seçebilmek için süreçleriniz ve departmanlarınızın ihtiyaçları doğrultusunda kriterler oluşturup aday ürünleri belirlediğiniz kriterlere göre kıyaslayın ve değerlendirin.

Altyapı
Uyarlanabilir ve parametrik yapıya sahip olmalı. Uzun yılların tecrübesi ile oluşturulmuş yeterince denenmiş yani hatalardan arınmış oturmuş bir sistem olmalı. Artan işlem ve veri yükünde performansı yüksek olmalı. Dış sistemler ile veri alış verişini kolaylıkla sağlamalı. Sistem kendi başına yeterli olmalı. Dış çözümlere çok az ihtiyaç duymalı Bakım ve destek için büyük ve uzman ekiplere ihtiyaç olmamalı. Sistemin işletileceği işletim sistemi ve veri tabanı alternatifleri olmalı. Kurulumdan sonra da başka bir işletim sistemi ve/veya veri tabanına taşınabilmeli. Gelecekte sistem performansını arttırmak için gerekli donanım ve altyapının maliyeti düşük olmalı.

Sistem Özellikleri
Esnek raporlamaya izin vermeli. Yeni raporlar kolaylıkla üretilebilmeli. Birden çok lisanda kullanılabilmeli. Birden çok para birimi ile kullanılabilmeli. Modüler ve bütünleşik bir yapıya sahip olmalı. İçeriğindeki konseptler ve çözümler uluslararası geçerliliğe sahip olmalı. Detaylı yetkilendirme ve güvenlik sistemi olmalı. Sistem yeni geliştirmelere açık olmalı kolaylıkla uyarlanabilmeli. Arayüz standardı olmalı ve kullanım kolaylığı sağlamalı. Gerçekleştirilen tüm hareketlerin tarihçesi tutulabilmeli. EDI, XML gibi metodlar ile veri alış veri imkanı sağlamalı. İnternet üzerinde de kullanılabilmeli. Mobil teknolojileri desteklemeli.

Risk
Çözüm sağlayıcının referansları güçlü olmalı. Çözüm sağlayıcı proje ekibinin deneyimi yüksek olmalı. Çözüm sağlayıcının mali yapısı güçlü olmalı. Çözüm sağlayıcı yerel mevzuattı ve iş kurallarını iyi bilmeli. Çözüm sağlayıcının uluslararası tecrübesi olmalı. Çözüm sağlayıcı taahhüt ettiği fonksiyonları sunumlarda yada referanslarında gösterebilmeli. Çözüm sağlayıcı uzun süreli destek anlayışı olmalı. Çözüm sağlayıcı implementasyon için detaylı ve anlaşılır bir plan sunmalı. Sistemin dokümantasyonu tam olmalı Lisans, hizmet ve destek fiyatlandırma politikaları açık ve anlaşılır olmalı

Yukarıda belirtmeye çalıştığımız kriterler ancak bir başlangıç olabilir. ERP yazılımı arayışındaysanız her zaman akılda tutulması gereken en önemli nokta, aradığınız yazılımın sıradan bir yazılım olmadığı, şirketinizin verimliliğini ve etkinliğini doğrudan etkileyecek çok önemli bir araç olduğudur.